X

OTIB maakt gebruik van functionele cookies. Wilt u weten hoe OTIB omgaat met cookies bekijk dan het Privacy statement

Home | Disclaimer | Privacy | Sitemap | Contact

Wettelijke eisen en aanvullende verplichtingen

Waaraan moet personeelsadministratie voldoen?

Wettelijke eisen voor de personeelsadministratie  worden gesteld door de Belastingdienst en op grond van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De Wet Bescherming Persoonsgegevens bepaalt dat het bedrijf zorgvuldig moet omgaan met persoonsgegevens van medewerkers. Dat doet het bedrijf onder andere door deze gegevens te beveiligen tegen verlies of diefstal. Ook mag het bedrijf bijvoorbeeld niet méér persoonsgegevens verzamelen en verder gebruiken dan echt nodig is en moeten medewerkers geïnformeerd worden over wat er met hun gegevens gebeurt. 

Een personeelsadministratie hoeft niet te worden aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. Voorwaarde is wel dat de administratie alleen gebruikt wordt waarvoor deze bedoeld is, en dat deze niet aan andere administraties wordt gekoppeld.
 

Wettelijke eisen personeelsadministratie

1. Bewaartermijnen
Voor de verschillende documentsoorten binnen een dossier gelden bewaartermijnen. De werkgever mag niet alle documenten (oneindig) bewaren. Om te voorkomen dat documenten onrechtmatig worden bewaard is aan te raden geen schaduwdossiers bij te houden op verschillende afdelingen. Een digitaal archief kan uitkomst bieden.  Lees de checklist bewaartermijn personeelsgegevens.
 
2. Juistheid gegevens 
De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens. 
 
3. Vertrouwelijkheid gegevens
De werkgever is verplicht de gegevens degelijk te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking door electronische wachtwoorden of gewoon een goed slot. Een personeelsdossier bevat veel persoonlijke gegevens. Het is aan te raden te bepalen wie er inzage in heeft en wie de gegevens beheert.
 
4. Administratie vakantiedagen 
De werkgever is verplicht om een deugdelijke administratie bij te houden van de door de werknemer opgebouwde en opgenomen vakantiedagen. 
 
Tip
Schoon het personeelsdossier regelmatig op, bijvoorbeeld één keer per jaar. 
Gebruik voor vernietiging van persoonsgegevens het liefst een papierversnipperaar.
 
Meer informatie over de wettelijke eisen van de personeelsadministratie. 
 
Bron: http://www.cbpweb.nl